一般应付帐款指引

国家基金

国家资金包括由立法机关拨给该机构或机构并存入国库直至支付的一般收入。就这些指导方针而言，国库中持有的地方基金也被视为国家基金。国库中持有的地方资金包括净学费、根据教育法第 54.051 (e) 和 (l) 节收取的特殊课程费用、实验室费用、学生教学费用、医院和诊所费用、组织活动费用、销售收益教育和一般活动或设备，以及间接成本回收。所有州基金都必须遵循州支出准则。

地方基金

地方资金是指在该机构收集的所有非教育和一般资金的资金。资金一旦存入 TAMUK，即为 TAMUK 的资金，必须遵守 TAMUS 规定和 TAMUK 规则。如果给钱是为了特定目的，那么这笔钱应该只花在那个特定目的上。地方基金的限制比国家基金少。地方资金种类及使用指引请见帐目摘要.

费用/对象代码

费用/对象代码对州或地方资助账户的费用进行分类。要确定基金类型或某些账户范围内不允许的支出，请使用支出指南矩阵。 Matrix 具有最常用的目标代码。

还有一个关键字搜索可用目标代码; 但是，此搜索不会提供有关该基金或帐户范围是否允许目标代码或支出的信息。确定支出编码的内容是一个很好的搜索。

帐目摘要

- 帐目摘要表格提供了账户范围列表、账户范围的资金类型以及关于该账户的一些一般信息。

它还提供了该帐户范围/资金类型中的购买指南的摘要视图。

付款准备者和批准者

准备或批准支付相关文件的个人必须已完成 JavelinaBuy 和 Concur 所需的培训。对于 JavelinaBuy 培训，请通过电子邮件联系采购部采购@ tamuk.edu 和 Concur 培训电子邮件旅行@tamuk.edu.

审批文件的个人必须对部门或部门中的帐户具有签名权限。

付款文件

付款请求必须附有适当的支持文件（分项发票），以支持付款的合法性或准确描述所购买的商品或服务。

发票/收据

发票/收据必须逐项列出，并且必须是付款请求的付款文件的一部分。必须输入发票上提供的发票编号，因为它出现在支付系统中以捕获可能的重复发票。

如果支付系统识别出重复发票并且部门覆盖支付系统，则必须有支持文件解释为什么这是必要的。

如果发票不是原始发票，部门将有责任通过检查德克萨斯 A&M 大学金斯维尔分校的支付系统和部门可能使用的任何其他资金来源来确认发票不是重复申请。

注意：对于报销请求，收据必须显示付款证明。如果收据上没有显示，除了收据外，还必须提供付款证明。

如果有报销请求并且收据显示使用外币 OANDA 将外币兑换成美元。请务必调整货币转换器中的日期以使用收据上的日期。

预付款

应在收到商品/服务后付款，因此预付款是一个例外。

除非预付款是必要的并且服务于适当的公共目的，否则国家机构不得在商品或服务交付给该机构之前为其付款。该禁令的具体例外情况是：

图书： 高等教育机构可以在接收书籍和其他出版的图书馆资料之前支付费用，如果该机构图书馆的有效运作是合理必要的。书籍和出版的图书馆资料是唯一可以用高等教育援助 (HEA) 资金提前支付的项目。
节约成本： 如果提前付款可显着节省成本，则州机构可能会提前付款。如需帮助确定成本节约，请使用折扣成本效益计算器在主计长办公室的财政管理外联网 (FMX) 网站上。
加快交货： 如果预付款将加快货物的交付，则州机构可以为从该机构购买的货物向联邦机构或其他州机构预付款。
租赁费用： 如果可以获得提前付款折扣，德克萨斯州设施委员会 (TFC) 可以代表州机构预付办公室或建筑空间的年度租赁费用。
租用空间： 国家机构可在付款到期日之前不超过 XNUMX 天支付租赁空间的租金。
购买不动产： 如果支票/权证不早于交割日交付给卖方，则国家机构可以在交割日前 XNUMX 天内的任何时间处理购买不动产的购买凭证/付款请求。
周租如果有合法的公共目的进行预付款，国家机构可以预付会议室、展位或注册费的租金。
专业商品/服务： 如果供应商要求提前付款，则国家机构可以向向该机构出售专业或专有商品或服务的供应商预付款。
订阅： 州机构最多可在开始前六周支付定期订阅的费用。
学费： 国家机构可以在不早于课程开始前六周直接向高等教育机构支付学费。但是，州机构可能不会在课程开始前为州雇员报销学费。
向供应商预付款的州机构负责确保供应商向该机构提供商品或服务，并在供应商未能提供商品或服务时寻求适当的法律补救措施以收回付款。

所有预付款不得提前超过 6 周。如果需要提前 6 周以上付款，则应记录原因，例如提供折扣或保留高需求空间。

在 JavelinaBuy 的付款凭证上准确输入所有日期很重要，因为这会影响付款何时发放给供应商，并防止计算即时付款利息。

发票收到日期

这是德克萨斯农工大学金斯维尔分校首次收到发票的日期。 Invoice Received 日期必须实际记录在实际发票上。这可以通过发票上的日期戳、传真发票上的传真接收日期或电子邮件日期来完成。如果通过电子邮件收到发票，则必须将电子邮件另存为 PDF 并附加到付款文件中。如果没有记录的发票接收日期，发票日期必须用作迄今为止收到的发票。未能准确记录发票收到日期可能会导致可能的即时付款利息。

货物/服务接收日期

这是从供应商处收到货物的日期或完成服务的日期。对于订阅、会员资格、专业许可证、复印机租赁、维护协议等一系列服务日期，始终使用服务期的开始日期作为迄今为止收到的商品/服务。未能记录准确的货物/服务接收日期可能会导致可能的即时付款利息。

发票日期

这是发票的日期。如果发票上没有发票日期，输入部门收到发票的日期作为发票日期。

付款截止日期

付款到期日根据供应商条款从发票日期开始计算，而不是发票收到日期或迄今为止收到的货物/服务。在没有合同或其他协议的情况下，供应商的默认付款期限为 30 天。支付系统将始终将此显示为 net 27，以留出邮寄时间。付款到期日为发票日期起 27 天，支票将安排在该日期发放。

安排付款可能会促使供应商提供折扣以在 30 天期限之前付款。例如，如果在发票日期的 2 天内付款，一些供应商将提供 10% 的折扣。

折扣到期日

这是为了利用供应商提供的折扣而必须付款的日期。如果供应商的付款条件为 2% 10 net 30，我们必须在发票日期后 10 天内付款，以减少我们的付款 2% 的折扣金额。如果我们错过了那个日期，我们必须在发票日期后 30 天内支付发票的全额。所有提供付款折扣的发票在收到后立即输入付款系统至关重要。所有批准都必须及时，以便在折扣到期日之前进行处理，以便利用付款折扣。

- 德克萨斯州即时付款法律规定，国家机构的付款应在收到货物、完成服务或收到发票后的第 30 个日历日内到期，以日期为准最新. 如果在此日期之后支付（开出支票），即时支付利息将开始累积。利息将自动包含在支付给供应商的款项中。对于本地账户，除非超过 5.00 美元，否则不会支付利息。

逾期付款的利息根据即时付款法并使用《及时付款法》中提供的指南计算。德克萨斯州公共账户审计长网站。审计长每年确定逾期付款利率，向供应商逾期付款的利率为 1 月 XNUMX 日生效的利率st 付款逾期的会计年度。该利率上传至 TAMUK 的财务会计系统，并在适用时自动计算利息。

利息应计从付款逾期之日开始，并在付款加盖邮戳或以电子方式传输之日停止累积。利息必须在支付本金的同时支付。

供应商暂停期间不会产生利息.

如果对所收取的即时付款有争议，各部门有 30 天的时间自月末结算其帐户上出现即时付款利息起 XNUMX 天，向应付帐款部门发送请求以审查即时付款费用。

有争议的付款

如果由于账单错误而与供应商发生争议，则必须在收到发票后 21 天内将争议传达给供应商。有关争议的所有详细信息都应记录在案。如果争议以有利于供应商的方式解决，我们将承担任何产生的即时付款利息。我们不得更改发票日期或迄今为止收到的发票以规避即时付款利息。如果争议以对我们有利的方式解决，供应商应提供带有当前发票日期的修订发票。如果供应商没有使用新日期重新开具发票，您可以使用争议解决日期作为迄今为止收到的发票。您必须清楚地记录为什么使用该日期作为迄今为止收到的发票。

作为一般规则，德克萨斯农工大学金斯维尔分校作为国家机构和高等教育机构是免税的。

德克萨斯州销售税

不要支付德克萨斯州的销售税！ 德州农工大学系统始终免征德州销售税，并可免除联邦税和其他州税。我们免于支付德克萨斯州销售税。国家雇员应提供德克萨斯州销售和使用免税证书购买时向供应商提交表格。只有未指定的帐户才能用于补偿员工在购买商品时错误支付的销售税。

德克萨斯州车辆租赁税

在得克萨斯州内租车时，员工可免缴得克萨斯州机动车税。这机动车辆租赁豁免证明取车时应提供给租车公司。

酒店入住税

入住德克萨斯州内的酒店时，员工可免缴德克萨斯酒店入住税。这国家酒店占用税免税证明应在登记入住时提供给酒店。

联邦税

州机构需要缴纳联邦税，并且可能需要为购买散装燃料缴纳某些州税。

商务餐

直接向国家机构收费的商务餐是免税的。使用支付卡或旅行卡支付的商务餐费被视为直接计费。如果商务餐是通过个人付款方式购买的，个人可以通过任何允许购买商务餐的帐户报销销售税。

当前采购到付款和付款请求系统是 JavelinaBuy。请访问 标枪购买 有关 AggieBuy 系统的更多信息以及可用的培训、参考指南和基于视频的教程的网站。

外部扩展模组

术语“附件”是指发票的副本将与支票一起邮寄给供应商。如果供应商未提供发票编号，则应使用客户帐号作为发票编号。如果发票编号字段中没有要引用的实际发票或客户帐号，则可以使用附件代码。

供应商收到的汇款通知书包含采购订单编号和供应商发票编号，以便供应商可以正确记入我们的付款。因此，我们的政策是不随每张支票发送发票副本。只有在极少数情况下才需要附件，并且应该仅限于这些情况，以减少大学发送附件的额外成本。

负担

产权负担是为特定购买预留的资金储备。保留款用于指定资金，因此资金不用于其他费用。在最终部门批准者批准请购单时，在会计系统中的帐户、支持帐户和对象代码级别创建保留款。当针对采购订单处理发票时，保留款会在会计系统中的发票过账时解除。由于供应商开票少于担保金额，发票过账可能无法释放全部保留款。或者，只能完成部分订单并使用替代供应商。供应商或部门决定取消订单也可能无法完成采购订单。未动用的保留款将滚动到每个财政年度，直到用完或移除为止。如果需要去除产权负担，请发送电子邮件至 ap@tamuk.edu 附有产权负担金额、文件编号以及取消产权负担的理由。调整采购订单时，部门需要提交变更请求并得到供应商的确认。

退款

当我们将款项退还给供应商或个人之前已支付给 TAMUK 的款项时，应将原始付款存入时使用的收入代码用作退款的对象代码，并且付款文件应包括原始存款文件来自会计系统的参考编号。如果供应商不在会计系统中，请联系 ap@tamuk.edu 获取说明。

扫描文件

在采购到付款系统中扫描的所有文件都应清晰易读，因为采购和付款文件所附的图像现已成为正式记录。保存在部门中的任何其他副本都被视为方便副本，不需要根据记录保留政策进行保存。

美国国税局要求实体在 1099 和 1042 税表上报告应报告的税款。为了准确报告这一情况并避免 IRS 征收罚款和处罚，在我们的会计或支付系统中准确设置供应商极为重要。

国内供应商

供应商在德克萨斯 A&M 大学集中设置在 FMO 应付账款中，通过采购到付款系统提出请求，传真 (979) 458-4191，或通过安全门户上传供应商设置文件上传网页. 在付款系统中设置供应商之前，无法处理付款请求。

大多数新的国内供应商类型都需要 W-9 表格，见下文：
- 演讲者费用
- 个人付款/报销
- 独资经营者
- 合作伙伴关系
- 公司
如果供应商不提供 EIN 并且是 1099 应报告付款（即服务或租金为 600 美元或更多），TAMUK 将不得不扣留 28% 的付款并汇给 IRS。
同意：仅适用于个人。 向 FMO 发送 W-9 以设置新的供应商/个人进行付款将自动在 FAMIS 和 JavelinaBuy 中设置它们。如果条目还需要在 Concur 中设置，请在 W-9 上注明。
根据德克萨斯州法律 (TAC §202) 和德克萨斯 A&M 大学系统政策，机密信息，例如 社会保障号码 or 银行账户信息 可能无法通过电子邮件发送。为了防止未经授权的披露并提供供应商设置表格和其他机密数据的安全上传，在供应商设置文件上传网页. 如果您有关于供应商文件上传网页的问题，请参阅供应商设置文件上传说明.
自 01 年 2019 月 XNUMX 日起，我们将要求所有国内供应商通过直接存款付款。
- 请务必让供应商使用替代 W9 和直接存款以下部分提供的表格 对于国内供应商（美国）。
- 不接受直接存款付款的国内供应商需要通过电子邮件请求例外供应商帮助@tamu.edu & 在请求中提供例外的原因。
- 如果供应商设置请求是在 1 年 2019 月 XNUMX 日之后发送的，且未提供直接存款信息，则将退回以让供应商提供。
  外国供应商
  - 请在购买或邀请实体或个人到美国之前联系 FMO。
  - A W8-BEN or W8-BEN-E 需要在 FAMIS 中设置外国供应商。
  - 如果外国实体不提供或正确填写所需表格，并且付款是源自美国的收入（在大多数情况下是在美国境内进行的）和 1042 应报告（服务、租金、软件许可等）付款，则TAMU 将不得不扣留 30% 的款项并汇给 IRS。
  如果外国个人提供 1042 应报告服务（在美国提供的服务……）并希望利用税收协定，他们必须完成 Glacier。冰川完成形成8233“ or W8-BEN （以及其他文书工作），如果有任何可用的税收协定。
  
  外国供应商表格
  - 外国身份证明表：适用于在美国境外提供服务的公司或个人。（免税）。
  - 表格 W8-BEN：如果您是非居民外国个人，并且是需要预扣的金额的受益所有人，或者如果您是 FFI 的账户持有人，您必须将表格 W-8BEN 提供给扣缴义务人或付款人常住外国个人。如果您是非独立实体的单一所有者，您将被视为非独立实体收到的收入的实益拥有人。应扣缴义务人、付款人或 FFI 的要求提交表格 W-8BEN，无论您是否要求扣缴税率降低或免除。见 W8-BEN 说明.
  - 表格 W8-BEN-E：外国公司、合伙企业、信托或仅要求外国地位或条约利益的受益所有人。
  - 表格 W8-ECI：外国个人或实体声称其收入与在美国境内的贸易或业务行为有实际联系……（除非声称享受条约优惠）。如果您是外国人并且您是美国的受益所有人……来源收入与（或被视为）在美国境内进行的贸易或业务有效相关…… W8-ECI 说明
  - 表格 W8-EXP：外国政府、国际组织、外国发行中央银行、外国免税组织、外国私人基金会或美国属地政府声称适用第 115(2)、501©、892 条、895 或 1443(b)。

如果供应商被德克萨斯州搁置或已被 TAMUK 搁置，则不会通过会计系统进行付款。如果购买超过 500 美元的支付卡，则必须在购买前确定供应商是否处于暂停状态。

德克萨斯州供应商保留清单

Texas A&M University - Kingsville 不应从以下州和联邦禁止名单中列出的任何供应商处购买任何金额的商品或服务。

直接存款

鼓励所有供应商设置直接存款。然后付款将通过电子转账/ACH 直接发送到他们的银行账户。当付款被释放后，第二天早上资金就可以在他们的账户中使用，而不是通过邮件到达他们然后他们实际将其存入他们的账户所花费的时间。供应商可以在我们的网站上填写直接存款信息替代 W9 表格.

还鼓励 Texas A&M 员工通过直接存款支付购买和旅行报销。为其工资单设置的直接存款信息不会自动转移到会计系统的供应商记录，除非该员工在会计系统中有供应商记录并通过 Workday. 单击以下超链接获取员工直接存款设置说明通过工作日。

在某些情况下，供应商会要求将资金电汇到他们的账户，并且需要特定的银行信息来处理电汇。国内电汇只应在极少数情况下发送，即在当天或在某些情况下在第二天需要资金的紧急情况下。否则 ACH 应该是首选方法。外国电汇更为常见，因为许多外国供应商需要以本国货币提供资金和/或邮件系统不可信。

国内电线

收款人账户名称
银行帐号
ABA 路由号码

国外电线

收款人账户名称
美元或外币
银行帐号或 IBAN 号码（22-27 位数字）
SWIFT 代码（5-8 个字母）或 BIC 号码
CLABE 编号（仅限墨西哥）

所需信息每天都会发生变化，具体取决于外国和所使用的货币。如果需要更多信息，应付帐款部门将联系该部门。

使用下面的 Wells Fargo 转换工具而不是 Oanda 转换工具将外币转换为美元。转换为美元后，该金额可用于估算采购到付款系统中的付款请求金额。请注意，金额会在电汇时有所不同，会相应调整，因此这只是一个估计值。另请注意，电汇费用会退回到该部门的帐户。

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