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应付账款和信用卡服务

行进

旅游政策

旅行政策声明

Texas A&M University-Kingsville 是一所公共机构，因此，根据联邦信息自由法，所有费用记录，无论资金来源如何，均向公众开放。 旅行费用必须合理且必要，以完成大学的使命。 无论资金类型如何，所有旅行都应具有商业目的并有益于德克萨斯农工大学金斯维尔分校。 所有 TAMUK 员工在出差前必须完成 TAMUK 旅行政策培训（TrainTraq 课程#2112567）。

德克萨斯州公共账户主计长创建 特克斯旅游 帮助国家机构和高等教育机构遵守立法机构颁布的国家旅行法律和规则。 德州农工大学金斯维尔分校 (TAMUK) 使用 Textravel 作为旅行指南的基础，符合德州行政法典第 34 篇第 1 部分第 5 章 C 分章第 5.22 节的规定，该法规于 9 年 2008 月 21.01.03 日生效。 TAMUK旅行政策也受 TAMU 系统条例 XNUMX - 资金支付以及 TAMUK 支付手册的影响。

如果您是个人旅行或与学生一起旅行，旅行服务会在这里为您提供必要的信息、表格和回答您可能遇到的任何问题。

请使用右侧的按钮获取有用的链接。 或联系 旅行@tamuk.edu 与您的问题或更多信息。

国家机构/高等教育机构必须通过确保每个旅行安排在所有相关情况下都是最具成本效益的，从而最大限度地减少报销的旅行费用。 德克萨斯州政府法规第 660.007 节。

代表大学发生并提交支付的差旅费应该是合理、必要和适当的，由部门负责人或指定人员确定。

所有旅行 必须 在旅行前获得批准，并向德克萨斯农工大学金斯维尔分校提供商业目的和利益。 差旅申请通过 Concur 提交和批准，并且需要记录在 Concur 费用报告中。

国际旅行请求 必须 通过 Concur 提交和批准 出发前至少 30 天。

未能在出发前获得 Concur 旅行申请批准，可能会导致旅行费用被拒，您必须向大学报销这些费用。

如果 TAMUK 员工通过 Concur 提交并批准了旅行申请，并且该员工在校外和城外开展大学业务，则该员工被视为处于旅行状态。 2016 年 XNUMX 月修订

旅行前

  1. 申请大学责任旅行卡
  2. 更新 Concur 配置文件
    • 旅行偏好
    • 旅行安排者和费用代表
    • 大学责任旅行卡
    • 电子收据登记
    • Concur 移动/费用应用程序注册
  3. 获得通过 Concur 旅行的批准

预订旅行

  1. 了解资金来源
    • 与地方资金相比，国家资金受到限制
    • 与地方和/或州基金相比，研究基金可能有更多限制。
  2. 确保旅行安排符合大学旅行指南
  3. 安全的旅行安排
    • Concur 是首选的预订方式：
      1. 旅客可以预订，或；
      2. 要求您的旅行安排者预订旅行
    • 选择直接与旅行提供商预订
  4. 确保旅行安排的付款方式
    • 大学旅行卡（首选）：
      1. 以员工的名义
      2. 大学支付
      3. 最高效的流程
    • 自掏腰包（最不喜欢）：
      1. 在旅行发生并在 Concur 中处理费用报告之前，不会报销。

旅途中

  1. 确保任何购买都符合大学旅行指南
  2. 获取需要收据的费用的供应商收据
    • 收据必须逐项列出
  3. 使用 Concur 应用程序捕获收据图像以在费用报告中自动生成费用行项目，或使用手机的摄像头捕获将与 Concur 分开提交的个人餐食收据。

旅行后

  1. 如果在旅行之前或旅行期间尚未创建费用报告，则创建费用报告。
  2. 在交易发布日期后 30 天内将旅行卡交易分配到费用报告。 交易可以在旅行之前（例如机票、注册、酒店押金）、旅行期间或旅行之后分配，但必须在不迟于发布日期后的 60 天内分配给费用报告。
  3. 在旅行结束日期的 30 天内提交费用报告以及所需的收据/证明。
  4. 不迟于 90 天 - 90 天后，差旅费将被视为员工的应税收入。

Concur 中的所有差旅费用都需要详细的供应商收据，个人膳食费用除外。 个人膳食收据必须与 Concur 分开保存，并在需要时提交给部门。

根据德克萨斯州和 IRS 的指导方针，如果分项供应商的收据不可用，特定收据上所需的所有元素仍然需要适当地记录支出。 Travel Services 可应要求提供一份替代丢失收据表格的文件，用于适当记录支出。 该文件需要 VP 级别的签名批准。

如果旅行者将个人旅行与官方商务旅行相结合，则仅允许旅行者报销符合德克萨斯州政府法典 Textravel 第 660 章的金额。 个人日发生的膳食、住宿或汽车租赁无法报销或支付。 配偶或家庭成员的差旅费不能通过大学账户报销或支付，除非配偶或家人参加了大学课程。

德克萨斯州官方业务在工作地点开始/结束的前一天和/或后一天前往工作地点并在该地点逗留期间产生的隔夜膳食和住宿费用可报销。 在公务开始前前往工作地点并在工作地点停留超过一天所产生的隔夜膳食和住宿费用不予报销，除非这些费用是为了有资格获得折扣机票或前往工作地点而产生的合理需要一天以上，费用可报销.

将租来的机动车辆用于个人业务和公务的公务人员只能报销属于公务业务的租金部分。 如果仅因为雇员将个人业务与国家业务相结合而需要租赁，则国家雇员可能无法获得机动车辆租金的报销。 如果使用大学旅行卡租用车辆，则只有大学员工有权操作该租赁车辆。

大学旅行卡不得用于支付与旅行个人部分相关的任何费用。

旅行卡上的个人费用是不允许的，也不应该故意放在旅行卡上。 个人费用应自掏腰包。

不允许的/个人收费的例子包括但不限于 -

  • 旅行目的地的膳食允许价格超额
  • 供应商未计入的州酒店占用税或州机动车辆租赁税
  • 娱乐费用，包括额外收费的可选活动/旅游
在这些情况下以及其他情况下，旅行者将在费用报告上将任何个人费用标记为“不允许”。 Unallowable Charge 复选框旨在很少使用，并且仅在真正无意或不可避免时才使用。

任何不允许的费用都应立即到期。 持卡人必须在旅行返回后或在得知错误后立即向大学报销。  

联系 旅行@tamuk.edu 寻求帮助。

Texas A&M University System 已与 Concur 签约​​，为旅客提供一流的端到端旅行解决方案。 软件即服务解决方案将允许组织预订旅行并跟踪从预订到报销的费用。 要了解 Concur，请单击 点击这里.

要求通过 Concur 的费用报告模块/流程处理所有差旅支出。 最好在 Concur 的旅行预订模块中进行所有旅行预订/预订，但不是必需的。

公司旅行计划员 是 Texas A&M 的签约和首选旅行社。 请注意，如果通过其他旅行社在 Concur 之外预订，所提供的服务和定价必须等于或低于我们的签约供应商。 如一般部分所述，资金保护政策也适用于旅行社费用，如果支付的费用超过与企业旅行规划师 (CTP) 的约定费率，则将被视为对州账户的审计结果。

CTP联系方式

全方位服务免费电话 - 866-901-3377 本地 - 210-524-3391

电子邮箱    TAMUtravel@ctp-travel.com

在线帮助台 - 877-727-5188

团体/留学免费电话 - 800-810-2695 电子邮件 groups@ctptravelservices.com

田径免费电话 - 800-810-2695 电子邮件 田径@ctptravelservices.com

 

所有费用必须在 90 天内充分核算，否则这些费用将作为应税收入报告给员工并暂停旅行卡。

实施此政策是为了满足 IRS 问责计划中的“合理期限”。 属于 IRS 责任计划的费用不会作为应税收入报告给员工。

国税局问责计划

  • 费用必须有业务联系
  • 必须在合理的时间内充分说明这些费用
  • 必须在合理的时间内退还任何超额报销或津贴

行进

在旅行结束日期后 90 天内提交费用报告：

  • 最佳做法是在 30 天内提交
  • 适用于自掏腰包和旅行卡交易
  • 如果未在旅行结束日期的 90 天内提交：
    • 旅行卡立即暂停，直到费用报告提交并获得批准
    • 费用成为雇员的应纳税收入，并且必须在费用报告中附上预扣税表

在发布日期后 90 天内分配给费用报告的未分配旅行卡交易：

  • 记录旅行结束日期，允许对费用进行账龄/跟踪
  • 最佳做法是在 30 天内分配事务
  • 60天后失去与银行的纠纷权利
  • 如果未在发布日期后 90 天内分配：
    • 旅行卡立即暂停，直到将交易分配到费用报告并且可以评估旅行结束日期。
    • 如果旅行结束日期少于 90 天，卡的暂停将被取消。
    • 如果旅行结束日期早于 90 天，费用将成为员工的应纳税收入，并且该卡将保持暂停状态，直到费用报告提交并获得批准。

第三次罢工规则 - 对于第三次暂停的牌：

  • 旅行卡将被暂停一年，并将卡暂停通知发送给旅行者、系主任、助理院长和院长/副总裁。
  • 在此期间，不会向员工提供差旅预付款。