我们要求每个部门指定一个实际负责进行实物盘点的人员。 此人的姓名将被添加到您部门下的 FAMIS 中，作为备用责任财产官员 (ALT APO)，我们将与您联系以解决有关您库存的问题。 以 A&M 系统办公室为模型的名为“部门库存信息和权限”的表格将用于此目的。

第一节：部门信息

如果您有一个新部门或将两个或多个部门合并为一个部门，则需要填写此部分。 可能需要创建一个新部门以将库存验证列表划分到更具体的位置或合并多个部门。 第二部分需要与第一部分一起完成。

第二部分：部门负责人致谢

本节通知我们，部门负责人承认他/她作为责任财产官员的责任。 此人负责实际拥有和控制委托给他/她的部门的所有设备或财产。

第 III 部分：指定替代责任财产官员 (ALT APO)

最后一部分是有关部门负责人指定的候补APO的相关信息。 此人为其部门执行物业管理的日常职能，但不承担分配给部门主管的全部责任

下载部门库存信息和授权表

此表格的目的是通知 TAMUK 物业经理丢失或被盗的设备。 当发现库存中的物品丢失或被盗时，应立即填写。 包括资产描述、发生地点、最后已知地点、损失日期、库存编号和序列号。 该表格应由部门负责人在表格中间的签名行签名并提交给TAMUK财产会计办公室（MSC 104）。 部门负责人的来信应包括对表格上所列步骤 1 至 9 的验证文件。 如果物品被盗，必须附上警方报告的副本。 底部部分将由财产会计办公室完成。

该州将任何物品定义为任何尚未实际定位的个人财产。 各部门一经确认，必须立即通知物业经理有关财产的遗失状况。 该州需要两年的等待期，然后才能将设备从部门的实物库存中移除。 在这两年的等待期内，设备仍会出现在实物库存中，但会在位置下方显示“丢失”字样。 该部门还应在两年的等待期内寻找丢失的物品。 两年后，该项目将被物业经理删除为丢失

该州将任何物品定义为因已知盗窃而丢失的任何个人财产，无论是强制搬迁、入室盗窃、员工盗窃或其他犯罪行为。 被盗财产必须立即报告给大学警察局。 德克萨斯州要求在发现个人财产被盗后 72 小时内向总检察长办公室报告。 然后，该物品将作为被盗物品从部门的实物库存中移除。

由于《国家一般拨款法》第 IX 条第 9.03 节的规定。 XNUMX 丢失的财产，“...主计长应从根据本法拨给国家机构或高等教育机构的一般收入基金中扣留相当于超过国家标准的失物价值的 50% 的金额".

第 77 届立法机关一般拨款法

仅与高等教育机构有关的特殊规定

秒。 46 库存绩效衡量标准。 一般学术和健康相关机构应从 2002 财政年度的年度绩效报告开始报告以下新的绩效指标：

向公共账户审计长报告的丢失或被盗财产占存货总价值的百分比。

库存财产丢失或被盗的总美元价值。

下载遗失报告表

国家法规要求所有资本化和受控的大学个人财产应永久标记为 TAMUK 的财产。 当标记只能通过相当大的或有意的方式去除时，标记应被视为永久性标记。 国家要求对所有受控和资本化的财产进行标记 在收到物品后十天内。

Famis 系统将为每件个人财产分配一个唯一的财产清单编号（如上所示）。 部门不得使用先前分配给另一项财产的唯一财产清单编号替换新财产，即使先前的项目已从清单中删除。 当收到新的受控或资本化项目时，部门有责任在规定的时间范围内输入接收和初步固定资产信息。

带有“Texas A&M University-Kingsville 的财产”的空白标签将在校园储藏室购买和储存。 部门将根据需要从储藏室购买标签。 完成初步固定资产屏幕后，该人员将立即在空白属性标签上写下“标签号”并将其贴在项目上。

在每个月底，Property Accounting 将打印该月输入的项目的所有条形码标签。 这些标签将与 TBAR006 报告一起邮寄给各部门。 这些标签将放置在资产上，以便在库存期间由条形码扫描仪读取。

TBAR006 报告在带有签名行的单独页面上列出了当月启动的每项资产的所有相关信息。 此页连同匹配的条形码标签将通过跨部门邮件发送给部门主管或候补 APO。 在部门负责人的指导下，候补 APO 将验证信息的准确性，将标签贴在物品上，在表格上签名并将其返回给财产会计。 应在收到报告后 7 天内送达部门。 必须在 25 日之前将此表格返回给物业会计^th 每个月的。 表格将由物业会计保存在部门文件夹文件中。

将计划定期抽查以核实部门信息的准确性。

TEX。 政府法规安。 秒。 403.271(e) (Vernon Supp. 1997) 内容如下：

“国家机关应当对所拥有的国家财产进行标识和识别。该机关应当按照审计长发布的国家财产标示规则。”

州财产会计系统分类结构中确定的所有财产必须至少标记或标记为德克萨斯州拥有的财产。

APO代表Accountable Property Officer，通常是部门负责人。 备用责任财产官员由部门负责人指派，通常负责进行实物盘点。

在服务人员将其从您的部门移走之前，您应对设备负责。

所有剩余的零件都应转移到盈余。 应提交一份财产删除表，列出应从您的库存中删除的库存编号。 计算机编号应与空箱相关联。

毫无疑问，所有价值超过 5,000 美元且使用寿命至少为一年的物品都必须进行盘点，因为这是资本购买。 此外，TAMUK 必须清点某些受控资产。 这些是成本低于 5,000 美元但极易被盗或滥用的特定物品。 受控资产清单在类别代码 - 受控财产下给出。 资本购买和受控项目都必须进行盘点

不再需要等待设备被标记。 随着初步固定资产的启动，标记现在是您部门接收过程的一部分。

如果是不经常使用但正在使用的物品，可以保留。 但是，如果是一年内未使用过的物品，则应考虑将其发送给 Surplus。

实物形式的礼物应提交给发展办公室的行政秘书。 填妥的表格副本应发送至物业会计办公室。