合同管理
Texas A&M University-Kingsville 受 TAMU 系统政策和德克萨斯州法律的约束。 采购部门有责任确保大学遵守适用的 TAMU 系统政策。 TAMU 系统政策由德克萨斯 A&M 大学系统董事会批准，他们对德克萨斯州立法者和州长负责。 TAMU 系统政策是对德克萨斯州政府法规的补充。
合同管理手册
德克萨斯 A&M 大学系统办公室制定了一份合同管理手册，以建立系统所有成员应遵循的一致的合同政策和实践。 合同管理手册 (CMH) 的目的是为系统成员的合同经理提供有关改进现有合同管理流程和实践的建议。
- 合同请求 必须正确填写并提交，经部门批准，然后由合同管理部门审核批准。不要签署实际合同。
在向合同管理部门提交合同和合同申请之前，请检查以下问题：
- 该合同是否已经过部门审查，以确保合同条款符合部门批准？
- 合同中提及的所有项目（例如附件、附件）是否都包含在即将提交审查的合同中？
- 提交给合同管理部的合同中是否包含第二方/供应商的联系信息？
如果采购被视为非委托采购，则必须将合同附加到采购申请单上，以供采购服务部门审核，而不是使用合同请求。采购服务部门将与供应商和合同管理部门合作执行合同。如果采购需要申请单（非委托），则必须通过采购服务部门将其作为申请单处理。
为了帮助简化几个大学业务流程并帮助确定应使用哪个流程来采购货物/服务和支付这些账单，以下是一些有用的指南，关于在提交采购审批时应该使用合同请求还是申请单。
- 如果购买金额超过 10,000 美元或购买的是软件（无论价值多少），请提交申请。
- 如果要抵押资金，则无论金额多少，都应提交申请书。
- 如果购买的是服务和/或有条款和条件，则提交合同请求和申请，并且资金需要质押。
- 对于创收协议或非货币协议、当前与主协议无关的服务协议，或者如果供应商要求由 TAMUK 签署条款和条件，则提交合同申请。
为了加快付款流程，我们鼓励大学在向外部供应商付款时使用申请单。这不仅可以确保正确的流程和批准，而且如果发票与申请单相符，还可以减少支付即时付款利息的机会。
一旦得知某个活动需要某项服务，请立即制定合同，以避免延迟付款。
合同管理审查的例外情况
设施使用附录
德克萨斯农工大学各部门根据大学采购程序采购的酒店和/或会议设施预订协议不应通过合同管理部，也不应由总法律顾问办公室审查，只要德克萨斯农工大学各部门和设施签署了合同管理部提供的标准设施使用附录以及设施的标准协议即可。如果设施反对使用设施使用附录，则应将设施的协议发送给合同管理部进行审查。
其他例外情况
负责财务和商业服务事务的副总裁或其指定人员可以免除书面合同的要求。