购买
欢迎
我们的首要任务是在购买时为校园社区提供客户服务和指导，以确保满足您部门的需求。 我们负责确保联邦、州、地方和赠款资金的分配不仅符合我们的 TAMUK 采购政策和程序，而且还符合德克萨斯 A&M 大学系统、德克萨斯州和联邦政府。 我们的目标是协助您完成采购周期，同时遵守并超越德克萨斯州员工的道德和专业标准。
规则
德克萨斯农工大学金斯维尔分校各部门被授权在指定的金额限额内（包括运费和/或邮费）购买设备、用品和服务，无论资金来源如何。授予此有限权限是为了让各部门能够加快购买立即需要的物品，而无需准备采购申请。美元限额目前限制为不超过 10,000.00 美元。为了保持在授权的金额限额内，不得分开购买。
鼓励各部门从“历史上未充分利用的企业”（HUB）购买设备供应和服务。在线 HUB 目录 可帮助您识别 HUB。
对于超出授权部门支出限额的采购，通常需要通过采购服务部处理申请、投标和采购订单。适用以下准则：
| 订单类型 | 基金类型 | 申购程序 |
|---|---|---|
| 非紧急采购、商品和服务 | 所有资金（$10,000.01 或以上） |
在 AggieBuy 中创建申请单并附加规格。AggieBuy 将自动将申请单发送至采购服务部门。 |
| 紧急采购、商品和服务 | 所有资金（$10,000.01 或以上） | 如果可能，请联系采购服务部门以获得事先批准。输入 AggieBuy 采购申请，并附上已完成的 紧急采购的理由 表格。请参阅下面的附加信息。 |
备注：
- 运费必须包含在上面列出的所有美元限额内。
- 大额采购不得分割为小额采购以达到规定的美元限额。（大学规则 25.07.03.M0.01 第 2.1.3 节）
建议各部门尽可能每月/每年仔细评估和规划其商品和服务需求。
独家来源和/或专有采购
如果规格限制购买商品或服务仅限于一种产品或制造商，请输入 AggieBuy 采购申请，并附上已完成的 唯一来源/专有依据 形式。
本问卷应由最终用户或其他熟悉采购技术要求的主题专家填写并签字。填写完毕后，请转发给采购服务部门。如果需要更多空间，请随意附加其他页面。注意：产品或服务的价格不是唯一来源的考虑因素，因为定价只能通过竞争性招标来确定。
紧急采购
紧急采购是指如果不立即购买商品或服务，大学将遭受财务或运营损失。
如果可能，请在购买商品或服务之前联系采购服务部门。如果情况允许，将接受非正式投标。部门应下订单，然后输入 AggieBuy 采购申请，并附上已完成的 紧急采购的理由 形式。
表格必须完整描述：
- 解释紧急情况是什么以及/或导致紧急情况的原因，说明紧急购买的原因；
- 如果需求不能立即得到满足，将会造成的财务和/或运营损失；以及
- 为什么没有或无法预见到这些需求，以便能够通过正常的采购程序来购买这些物品？”
不合规的采购申请
部门无权进行超过 10,000 美元的采购，除非在货物交付或服务提供之前获得批准。不合规的采购申请包括但不限于确认申请和将大额采购拆分为小额采购以规避采购程序的申请。采购服务鼓励买家提出问题，并将协助买家确定采购商品和服务的最佳方法。
在代表大学进行任何类型的购买之前，您应该查看一些指南并询问一些问题：
购买是否合适？
大学已授予您信用、购买力和便利，仅供您购买公务用品。请务必询问购买是否必要、是否适合业务需要以及现有设备或用品是否能满足需求。用大学资金购买个人物品绝不合适。购买必须符合大学一个或多个宗旨：
- 教诲
- 研究
- 公共服务
您正在购买服务吗？
服务购买有特定要求，并且很可能涉及合同。 在提供任何服务之前各部门必须始终联系采购服务部门以获取进一步指导。适当的表格列在我们的合同页面上 点击这里，应提交采购服务部门审核。
资金来源有限制吗？
某些类型的账户（即联邦、机构资助）可能会限制可以购买或不可以购买的商品。如果某个账户的政策比大学的限制性政策更严格，则适用更严格的政策。
不遵守资金限制可能导致：
- 负面审计结果
- 对供应商和整个社区产生负面宣传
- 资金损失
对于联邦资助，所选方法的批准必须由联邦拨款机构以书面形式提供。
美元金额是多少？
对于超过 10,000 美元的购买，您必须考虑 HUB 供应商，对于 10,000 至 25,000 美元之间的任何购买， 需要三个引号，至少 两个来自 HUB 供应商. 这些准则有助于确保遵守德克萨斯 A&M 大学金斯维尔分校的采购程序。
该商品在 JavelinaBuy 有售吗？
JavelinaBuy 拥有多个供应商目录，利用大学协议以最低的总成本销售供应品和资本资产。总成本不仅包括商品价格，还包括下订单、旅行、处理发票以及任何适用的保修或退货条款所花费的时间。
从 JavelinaBuy 购买可能不需要与直接购买相同的 HUB 供应商要求，但仍应遵循大学采购标准。
有可用的协议吗？
在购买之前，请务必检查是否有现有协议。大学有各种类型的协议，可能提供优惠的价格和条款。这些协议包括：
- 大学协议：与外部供应商进行竞争性投标，确保节省成本并获得优惠条件。
- 跨部门协议： TAMUK 与其他政府实体或教育机构之间的合同。这些合同可以简化服务并降低成本。
- 合作协议：通过各种合作组织达成的合作采购协议，为多家机构提供基于批量采购的折扣价格。
- 德克萨斯州计划：国家协商的合同和计划为以协商价格购买商品和服务提供了额外的选择。
- 国家总协议：德克萨斯州针对共同商品和服务建立的预先协商的协议，确保合规性和有竞争力的定价。
利用这些协议之一可能会消除多次报价或投标的需要。要查看现有合同，请在 标枪购买如果存在协议，则将合同编号添加到该字段的申请单中。
选择供应商
如果您在 JavelinaBuy 或与我们有协议的供应商之一找不到您想要的东西，您可能需要选择其他供应商（以非目录申请的形式提交）。对于超过 10,000 美元的采购，必须考虑 HUB 供应商，对于 10,000 美元至 25,000 美元之间的采购，必须获得三个报价（两个来自 HUB 供应商）。
有保险要求吗？
校园内实际提供的任何服务都要求供应商有适当的保险。 如需进一步指导，请联系 TAMUK 企业风险管理部门。
您获得的是最优价格吗？
尽可能与供应商协商以获得最佳价格，同时确保质量标准和大学政策得到维护。始终比较多个供应商的价格，以确保大学物有所值。
出口合规；美国境外？
您是否购买了在美国境外使用的物品？购买请求可能涉及美国政府分类或控制的物品或设备。这些请求将接受校园出口管制机构的审查，以确保符合联邦法规。
除其他事项外，这些联邦法律可能禁止购买/拥有这些物品，或要求非美国公民使用时获得联邦许可。在运输、转移或处置这些物品时，可能还需要联邦许可或其他控制。
在采购时，务必核实供应商的状态，以确保符合联邦和州法规。这包括检查供应商是否被禁止、被撤资或被德克萨斯州暂停。不这样做可能会导致不合规，并可能影响大学合同和运营。
部门职责
在提交申请或采购请求之前， 部门职责 核实供应商的状态。各部门应检查以下资源，以确认供应商信誉良好：
- 被禁止的供应商： 为了确保供应商不被禁止签订联邦合同，请搜索 奖励管理系统 (SAM) 网站.
- 已剥离的供应商： 有关资产剥离的限制，特别是涉及外国实体的限制，请参阅 奖励管理系统 (SAM) 网站 数据库。
- 德克萨斯州持有供应商： 要验证供应商是否处于德克萨斯州暂停状态，各部门可以使用位于 德克萨斯 A&M 大学系统单点登录 (SSO) 门户。该工具允许用户检查供应商是否因拖欠税款或其他州级问题等违规行为而被限制收款。
各部门应在 JavelinaBuy 中发起任何申请或进行采购之前进行这些搜索。建议各部门保留此验证的证明。
采购服务责任
采购服务部门在采购申请审批过程中提供额外的监督。尽管该部门主要负责供应商搜索， 采购将审查供应商状态 在审批阶段，以确保符合适用法规。对于高风险或高价值的合同，采购部门可能会要求提供更多文件或进行更彻底的审查。
- 采购部门将核实供应商是否符合联邦限制（SAM.gov）和德克萨斯州限制（通过 SSO 门户），并可能在需要时提供文件。
- 如果部门没有附上供应商搜索的证据，采购部门可能会要求确认，然后才能继续进行采购申请
确保合规
各部门和采购服务部门在遵守联邦和州指导方针方面发挥着关键作用。在做出任何承诺之前定期核实供应商资格有助于防止潜在的法律和运营问题。
如需帮助或有关于供应商状态搜索的问题，或为确保遵守采购流程，请联系我们 采购@ tamuk.edu